借条、欠条和收据怎样规范书写

  发布时间:2015-4-27 10:00:03 点击数:

1、格式应规范、清晰。
  建议使用欠条、收条等字据的规范格式。一个完整的欠条主要包括四个要件:债权人、债务人、欠款内容以及归还时间,当然还包括签名及时间等内容;收条则应包括五个要件:交纳人、收取人、交付理由、交付内容以及交付时间。这些内容反映在正规制作、填充式的字据(商店有售)上,使人一目了然,当事人双方的权利义务关系十分明确。
  2、形式注意事项。
  书写字据,字里行间,不宜有空格空行,否则容易被持据人增写其他内容。不要用褪色的笔书写,钢笔最好用黑墨水或者蓝黑墨水,黑色水笔亦可。若用圆珠笔或其他易褪色的墨水写字据,遭遇保存不当受潮或水浸时,字迹会变得模糊不清,亦可能为别有用心者利用化学制剂涂改制造良机。
  3、标的物应写清楚。
  借款、还款,借物、还物,皆应写清楚金额、数量,最好使用大写数字,以防止涂改和伪造。是财,是物,要分清,不要模糊、混淆。
  涉及数字部分,最好用大写。有小写而没有大写,大小写不一致,数字前头有空格,小数点位置不准确等,这些都便于持据人添加数字或修改,进而引发纠纷。如“货款计拾捌万人民币(180000   万元)”,此为常见之失误,笔者已见过多次;阿拉伯数字末尾加个零,数额会骤然巨变。
  4、内容表述要清晰。
  语句不可大意,顺序不能颠倒,“借到张三”与“张三借到”便有天壤之别;不要将“欠条”与“收条”相互改制,相关涂抹会为纠纷埋下伏笔;不要把“欠条”变为“借条”,有些公司拖欠民工工资,向民工出具借款“借条”而非公司拖欠工资的“欠条”,如此,一字之差,劳资纠纷瞬间转变成民事借贷纠纷,民工对于企业长期拖欠工资的行为,便难以到劳动仲裁部门举报、申诉,只能向法院起诉。
  有的字据将“买”写成“卖”、“收”写成“付”等,虽只是一字之差,但都极容易颠倒是非。如借条一份:“霍某借柳某现金50000元,现还欠款5000元”。这里的“还”字因有两个读音,既可理解为“归还”,又可解释为“尚欠”。
  5、签名盖章不可小视。
  署名要署真名,化名、代号、名字谐音都不规范,最好以身份证上姓名为准,免得引发纠纷。由别人代笔书写字据或代笔签名,而本人只在上面按一个手印,也容易引发纠纷,农村习惯于盖章。但盖私章在法律上的效力并不高,聪明的张作霖在当年与日本人签订协议时,便盖章而不签名,其意在于为后来不认账打下基础。章谁都能刻,但字迹却是各具特色。香港人习惯以一个英文字母代替签名,笔者常见港人签名皆龙飞凤舞,一个字母拐几弯便成,在香港受法律保护,在内地与香港人商业往来时,最好让其签全名,免得让法官难断是非。
  单位应注明单位名称,最好能盖单位公章。法定代表人签字亦可,若为其他人,应有授权委托书。单位印鉴应当规范,字据上最好加盖最高效力的公章,若加盖“某公司行政专用章”、“收欠款专用章”、“仓库专用章”或者拇指大的小章,不太妥当。若单位拒绝承认拥有那些部门章、小章,事实难以澄清。
  个人、单位应写全称,而不宜用简写、代号、化名。如“今欠司马先生货款2000元”中“司马先生”指称不明;如“今欠海尔公司材料款38万元”中的“海尔公司”指称不明,就笔者了解,郑州亦有一家海尔公司。
  签字、盖章要各方当事人皆在现场,以防被人冒充、替换。
  6、时间应写清。
  行使权利、履行义务的时间,出具字据的时间,都应当清晰、明了。不写日期的字据一旦发生纠纷,事实真相难以查清,对诉讼时效的确定也容易造成困难。
  对约定有履行义务期限的字据,要在应履行义务之日起一定期限内向人民法院起诉主张权利,若无诉讼时效中止,中断,延长情形的,就会丧失胜诉权。
  7、利率要注明。
  不要因系亲朋好友,碍着面子而不写明利息。若要计算利息,应当写明利息标准,否则,在诉至法院后,将视为未对利息加以约定。《合同法》第211条明确规定:自然人之间的借款合同对支付利息没有约定或约定不明的,视为不支付利息。
  利率利息分不清,也容易产生纠纷。如张大民立借据:“今欠王麻子人民币8万元,利息2分,8个月内还清”。借钱是事实,但约定利息是每月2分钱,还是月利率2分,难以说清。此种情况,已有判例,认定为约定不明,为公平起见,王麻子得到张大民按银行同期贷款利率支付的利息。
  利率和利息是两个不同的概念,将2分利率写成2分利息,或写成0.2分利息,或写成0.2%利息,都是不恰当的。利率是利息和本金的比率,主要表示方法有:1)年利率:用%表示;2)月利率,用‰表示;3)日利率,用“?/万”表示。无论是银行还是民间借贷约定利息的时候,文字表述均应用“利率”,银行放贷利率通常按月计算,用“‰”表示,2分的利率就是20‰(即2%),月利率五厘六即为5.6‰。
   8、注意认真核对字据。
  在书写字据后,双方应当认真核对,如有漏洞,应当立即修正或者重新书写。亦可找第三人对字据字字斟酌,切忌稀里糊涂就签字盖章。
  9、无效字据。
  受胁迫所写“欠条”的行为,为无效的民事行为,权利义务关系将不为法院确认;赌债、婚姻、感情之债的欠条,不受法律保护,应为无效;借款时,如果明知对方将用于非法活动,就不要借款给对方,否则该借款不受法律保护。
  10、要妥善保存字据。
  注意保存完整欠条,缺角欠条,证据效力会有所减弱。为维护自身合法权益,要注意保全证据,一般情况下要保存好字据复印件。若对方骗取字据后,立即销毁会导致事实难以说清的结局。如遇对方抢夺或者暴力抢夺字据,而后将其撕毁,以达到不履行债务之目的,涉嫌抢夺罪、抢劫罪。偷窃欠条,亦可能涉嫌盗窃罪。
  11、商业交往特别注意。
  业务往来手续不清,易起事端,常见情况是,对方未付钱,己方无完善字据,亦无其他价目表或者价格清单。每批货物交付后,应当立即填写《送货单》、《进料验收单》等字据,并要求对方签字盖章。送了货物后,应当即时结算,在把所有款项算清后,应当尽快制作结账单,当场不能给付的,结账手续做完后,要立新的字据,此时,切记要将结账前发生的收条、欠条、收据予以收回,一时不能收回的,结账单上注明“在此之前一切条子均作废。”
  12、善后处理。
  还款时,要记着索回欠条,如对方称一时找不到欠条,应让其写一张收据留存,这样才不会给日后留下隐患。债权债务关系终结后,相关字据或者销毁,或者存档。

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