书写欠条和收据的时候怎样防范法律风险

  发布时间:2015-4-27 10:15:18 点击数:

欠条、收据等字据,是证明债权债务关系、实现债权、债务清偿的主要证据,为预防引发事后纠纷,必须真实地、明确地记载当事双方的真实身份以及具体事项(如借款的欠条应具体、清晰地写明金额、用途、利息、借款时间和还款时间等)。
    由于欠条、收据等写作不规范,许多案件双方当事人的陈述真假难辩,法官只能依据法律事实、证据规则或者经验法则来定案。真相如何,局外人不可得知,判案要凭借证据,证据的认证依据是证据规则。
    因此,只有欠条、收据等字据实现了规范写作,才能有效防范字据本身潜在的法律风险。事前预防优于事后解决,未雨绸缪远胜亡羊补牢。只有规范、缜密、明确,才会更加放心。
    1、要求书写字据,注意妥善保存
    根据最高人民法院《关于人民法院审理借贷案件的若干意见》第四条的规定:人民法院审查借贷案件时,应要求原告提供书面证据;无书面证据的,应提供必要的事实证据。对于不具备上述条件的起诉,裁定不予受理。由此可见,出借双方书写相关字据很有必要。空口无凭,立据为证,如若都能善意依约履行,善莫大焉,若有一方不能依约履行,另一方举证不能,则会陷入被动。因此,字据不仅要立,而且还要立得规范,并妥善保存。
    2、格式应规范、清晰
    建议使用欠条、收据等字据的规范格式。一个完整的欠条主要包括四个要件:债权人、债务人、欠款内容以及归还时间,当然还包括签名及时间等内容;收据则应包括五个要件:交纳人、收取人、交付理由、交付内容以及交付时间。正规制作、填充式的字据(商店有售)一般都能反应上述内容,使人一目了然,当事人双方的权利义务关系十分明确。
    3、形式注意事项
    书写字据,字里行间,不宜有空格空行,否则容易被持据人增写其他内容。
不要用易褪色、变色的笔水书写,钢笔最好用黑墨水或者蓝黑墨水,黑色水笔亦可。若用铅笔、圆珠笔或其他易褪色的墨水写字据,遭遇保存不当受潮或水浸时,字迹会变得模糊不清,亦可能为别有用心者利用化学制剂涂改制造良机。
    4、标的物、金额应写清楚
    借款、还款,借物、还物,皆应写清楚金额、数量,最好使用大写数字,以防止涂改和伪造。是财,是物,要分清,不要模糊、混淆。
涉及数字部分,宜用大写,大小写兼而有之或然更好。有小写而没有大写,大小写不一致,数字前头有空格,小数点位置不准确等,这些都便于持据人添加数字或修改,进而引发纠纷。
    5、内容表述要清晰
    语句不可大意,顺序不能颠倒,“借到张三”与“张三借到”便有天壤之别;不要将“欠条”与“收据”相互改制,相关涂抹会为纠纷埋下伏笔;不要把“欠条”变为“借条”,有些企业拖欠员工工资,向民工出具借款“借条”而非公司拖欠工资的“欠条”,如此,一字之差,劳资纠纷瞬间转变成民事借贷纠纷。
如,李三借钱给张四人民币32万元,张四立字据“今收李三人民币32万元整。”如此,极易引发争议,争议点在“收”字上,这个“收”既可以理解为“张四收到李三的还款人民币32万元整”,又可理解为“张四收到李三的借款人民币32万元整”,收到的是借款还是还款,难以分清,李三陷入官司的被动。
有的字据将“买”写成“卖”、“收”写成“付”等,虽只是一字之差,但都极容易颠倒是非。多音字“还”也时常引发争议,如借条一份:“霍某借柳某现金50000元,现还欠款5000元”。这里的“还”字因有两个读音,既可理解为“huan,归还”,又可解释为“hai,尚欠”。
    6、签名盖章不可小视
    署名要署真名,化名、代号、名字谐音都不规范,最好以身份证上姓名为准,免得引发纠纷。由别人代笔书写字据或代笔签名,而本人只在上面按一个手印,也容易引发纠纷。有些人习惯于盖章,但盖私章在法律上的效力并不高,没有备案的私章谁都能刻,但笔迹却是各具特色。时常见香港人以一个或者几个英文字母简易签名,难以认清,在与香港人进行商业往来时,最好让其签全名。
单位应注明单位名称,并加盖单位公章。单位印鉴应当规范,字据上最好加盖最高效力的公章,若加盖“某公司行政专用章”、“收欠款专用章”、“仓库专用章”或者其他小章,要严密关注,谨防对方拒绝承认拥有这些部门章、小章。
个人、单位应写全称,而不宜用简写、代号、化名。如“今欠司马先生货款2000元”中“司马先生”指称不明;如“今欠长城公司材料款38万元”中的“长城公司”指称不明。
    签字、盖章要各方当事人皆在现场,以防被人冒充、替换。
    7、时间应写清
    出具字据的时间,行使权利、履行义务的时间,都应当清晰、明了。同时,书写年月日时要注意技巧,谨防被人修改,如“1997年”可能被修改为“1999年”,“7月”亦可能被修改为“2月”或“9月”。曾看到认真的当事人书写字据落款日期,遵守《正确填写票据和结算凭证的基本规定》中关于票据出票日期的书写规定,值得提倡。不署日期的字据一旦发生纠纷,事实真相难以查清,对诉讼时效的确定也容易造成困难。
    对约定有履行义务期限的字据,要在应履行义务之日起一定期限内向人民法院起诉主张权利,若无诉讼时效中止,中断,延长情形的,就会丧失胜诉权。
    8、利率要注明
    《合同法》第211条第一款规定:自然人之间的借款合同对利息没有约定或约定不明确的,视为不支付利息。依照相关法律规定,民间借贷的利率可以适当高于银行利率,但最高不得超过银行同期贷款利率的四倍(包含利率本数),超出此限度的,超出部分的利息不予保护,而且,出借人不得将利息计入本金谋取高利,若是将利息计入本金计算复利的,其利率超出前述四倍限度时,超出部分的利息不予保护。借贷双方对约定的利率发生争议,可依据举证责任,参照前述四倍限度内的标准计息。
    公民之间的定期无息借贷,出借人要求借款人偿付逾期利息,或者不定期无息贷款经催告不还,出借人要求偿付催告后利息的,可参照银行同类贷款的利率计息。
    因此,在民间借贷中,对利息的约定应当慎重,在约定明确的同时,要符合相关法律规定。所以,在民间借贷中,对利息的约定一定要符合法律规定,并且要约定明确,不要因系亲朋好友,碍着面子口头约定而不书面写明收取利息及利息标准。
利率和利息是两个不同的概念,将2分利率写成2分利息,或写成0.2分利息,或写成0.2%利息,都是不恰当的。利率是利息和本金的比率,主要表示方法有:1)年利率:用“%”表示;2)月利率,用“‰”表示;3)日利率,用“/万”表示。无论是银行还是民间借贷约定利息的时候,文字表述均应用“利率”,银行放贷利率通常按月计算,用“‰”表示,2分的利率就是20‰(即2%),月利率五厘六即为5.6‰。
    9、注意认真核对字据
    在书写字据后,双方应当认真核对,如有漏洞或者差错,应当立即修正,最好是先写好草稿,而后照定稿抄写。必要时,可找第三人对字据字斟句酌,切忌稀里糊涂就签字、盖章。
    10、要妥善保存字据
    注意保存字据的完整,缺角或者缺字的字据,其证据效力就可能有所减弱。为维护自身合法权益,要注意保全证据,一般情况下要保存好字据原件及复印件。若对方骗取字据后,立即销毁会导致事实难以说清的结局。如遇对方抢夺或者暴力抢夺字据,而后将其撕毁,以达到不履行债务之目的,就应当及时报案,对方涉嫌抢夺罪、抢劫罪,如此,公安部门办案人员可立即做笔录,对字据的事实可以起到证明作用。偷窃欠条,亦可能涉嫌盗窃罪。
    11、商业交往特别注意
业务往来手续不清,易起事端,常见情况是,对方未付钱,己方无完善字据,亦无其他价目表或者价格清单。每批货物交付后,应当立即填写《送货单》、《进料验收单》等字据,并要求对方签字盖章。送了货物后,应当即时结算,在把所有款项算清后,应当尽快制作结账单,当场不能给付报酬的,结账手续做完后,应立即书写新的字据,此时,切记要将结账前发生的收条、欠条、收据予以收回,一时不能收回的,结账单上注明“在此之前一切字据均作废。”
    12、善后处理  
还款时,要记着索回欠条,如对方称一时找不到欠条,应让其写一张收据留存,并注明“此前欠条作废”,这样才不会给日后留下隐患。债权债务关系终结后,相关字据或者销毁,或者存档。

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